広告・販促業界は、日々刻々と変化するマーケティングトレンドに対応しながら、クライアントのニーズに合わせたクリエイティブな提案を行うことが求められます。しかし、案件の受注から納品に至るまでのプロセスには、様々な課題が潜んでいるのが実情です。

本記事では、広告・販促会社がプロジェクト管理において直面する共通の課題を洗い出し、それらを解決するためのソリューションとして、デジタルセールスプラットフォーム「openpage」の活用方法をご提案します。

広告・販促会社のプロジェクト管理における3つの課題

広告・販促会社は、クライアントの販促戦略立案から、広告制作、キャンペーンの実施、効果測定まで、幅広い業務を担っています。多岐にわたるプロジェクトを円滑に進めるためには、関係者全員が密にコミュニケーションを取り、情報を共有しながら、スピーディかつ的確に意思決定を行うことが不可欠です。

しかし、実際には以下のような課題を抱えているケースが少なくありません。

課題1：コミュニケーションに時間がかかる

プロジェクトの打ち合わせは、メールや電話、対面でのミーティングが中心となっているため、コミュニケーションに多くの時間が費やされています。

特に、クリエイティブ制作の過程では、デザインや原稿の修正が何度も発生するため、やり取りが複雑化し、意思決定に時間がかかってしまうという悩みを抱えている制作会社も少なくありません。

課題2：情報が分散し、共有が難しい

企画書、提案資料、見積書、契約書など、案件に関する情報が複数のツールに分散しているため、常に最新版を共有するのが難しいという課題があります。

メールでのやり取りでは、添付ファイルのバージョン管理が煩雑になり、最新の資料がどれなのか分からなくなるケースもあります。

また、社内の関係部署との調整では、営業担当、プランナー、デザイナー、コピーライターなど、メンバー間での認識のズレが生じやすく、プロジェクトの進捗に影響を及ぼします。

課題3：ナレッジの蓄積・継承ができていない

案件ごとに得られたノウハウや教訓が、個人の経験やスキルに依存してしまい、組織全体で共有・活用できていないという課題も見受けられます。

優れた提案や効果的なキャンペーンの手法が属人化してしまうと、ベテランの退職などによって、貴重なナレッジが失われてしまうリスクがあります。

また、新人の教育にも時間がかかり、早期戦力化が難しくなります。

デジタルセールスプラットフォームで課題を解決

これらの課題を解決し、プロジェクト管理を効率化するためのソリューションとして注目されているのが、**デジタルセールスプラットフォーム「openpage」**です。

openpageは、案件ごとに顧客専用のプライベートサイトを作成し、営業担当と顧客が密にコミュニケーションを取りながらプロジェクトを進められるツールです。

具体的には、以下のような特長により、広告・販促会社のプロジェクト管理を変革します。

特長1：ワンストップのコミュニケーション基盤

**提案資料、企画書、デザインラフ、見積書、議事録、タスクなど、案件に関する情報をすべて一元管理できます。**メンバー全員が同じ情報を見ながら、スピーディかつ的確に意思決定を行えるようになります。

クリエイティブ制作の過程では、画像や動画をアップロードして顧客に共有し、リアルタイムでフィードバックをもらうことができます。コメント機能を使えば、制作物に直接コメントを付けられるので、修正箇所や要望が明確になり、何度も手戻りする手間を大幅に削減できます。

また、タスク管理機能により、各メンバーの役割と締め切りを明確にし、タスクの進捗状況を可視化できます。これにより、プロジェクトの停滞を防ぎ、スケジュール通りに進行させられます。

特長2：顧客との情報共有を強化

openpageの顧客専用サイトは、クライアントに対して、プロジェクトの進捗状況や成果物を常に見える化できるのが大きな特長です。

通常、広告・販促会社は、社内の進捗会議で決定した事項をメールや口頭でクライアントに共有し、承認を得る必要があります。

しかし、openpageなら、議事録やタスクをリアルタイムに共有できるので、**クライアントもプロジェクトの状況を把握しやすくなります。**それにより、クライアントの理解と協力を得やすくなり、円滑なコミュニケーションが期待できます。

また、成果物の確認や承認も、わざわざ会議を設定する必要がありません。クライアントは、いつでも専用サイトにアクセスし、最新の制作物をチェックできます。業務時間外でも、隙間時間を使って確認してもらえるので、プロジェクトのスピードアップにつながります。

特長3：ナレッジの蓄積と活用を促進

案件ごとに専用サイトを作成することで、そのプロジェクトの記録が自然と蓄積されていきます。

過去の案件事例をテンプレート化し、再利用することで、提案の精度を高められます。よく使う企画書のフォーマットや、効果の高かったキャンペーンの事例などを、誰もが活用できるようにしておけば、ナレッジの共有が進みます。

また、過去の案件の記録を分析することで、PDCAサイクルを回し、次の案件に活かすことも可能です。

アイデア出しのプロセスや、クライアントとのやり取りを振り返ることで、より良い提案や、円滑なコミュニケーションの取り方などのコツをつかめるかもしれません。

営業担当の商談の進め方を共有し、優れた手法をナレッジとして蓄積することで、新人の教育にも役立てられます。

導入事例に見るopenpageの効果

実際にopenpageを導入した広告・販促会社からは、以下のような声が寄せられています。

「クライアントとの打ち合わせが減り、メールのやり取りも3分の1ほどに減りました。その分、企画や制作に時間を割けるようになりました」（制作会社A社）

「修正依頼や承認がスムーズになったことで、プロジェクトの納期を平均20％短縮できました。クライアントの満足度も上がり、次の案件にもつながっています」（広告メディアB社）

openpageの導入により、社内の意思決定の迅速化、クライアントとのコミュニケーションの活性化、ナレッジ共有の促進など、様々なメリットが得られるようです。

おわりに

広告・販促会社が、クリエイティブな提案力を最大限に発揮するためには、プロジェクト管理の効率化が欠かせません。

デジタルセールスプラットフォームopenpageを活用することで、顧客とのコミュニケーションを円滑化し、情報共有を迅速かつ正確に行えるようになります。

案件の「見える化」を実現し、メンバー全員で認識を合わせながらPDCAを回していけば、業務のスピードと質を高め、ひいては顧客満足度の向上につなげられるでしょう。

属人的な仕事の進め方から脱却し、ナレッジの蓄積・活用を組織的に行うことは、広告・販促会社の競争力の源泉になります。

デジタルシフトが加速する中、広告・販促業界のDXを推進する有力なツールとして、openpageにご注目ください。